Jak skutecznie odzyskać należności od kontrahenta czyli od windykacji polubownej do sądowej

Wystawiłeś fakturę, minął termin płatności, a na koncie nadal cisza. Brzmi znajomo?
Odzyskiwanie należności to temat trudny, niewdzięczny, ale coraz częstszy – zwłaszcza w warunkach spadającej płynności i rosnącej liczby niewypłacalnych firm.

Klucz? Działać szybko, elastycznie i z głową. Od negocjacji, przez miękką windykację, aż po sprawę w sądzie.

1. Polubownie, czyli po ludzku
Zawsze warto zacząć od rozmowy. Czasem przyczyną zwłoki jest przejściowy problem płynności, błąd systemowy lub… zwyczajny brak organizacji po stronie dłużnika. W takiej sytuacji kontakt telefoniczny, mailowe przypomnienie czy propozycja rozłożenia płatności na raty może okazać się skutecznym rozwiązaniem.
Dobrze działa też tzw. wezwanie przedsądowe – oficjalne pismo z informacją o wysokości zaległości, terminie zapłaty i konsekwencjach prawnych. To często pierwszy „zimny prysznic”, który motywuje do działania.
Pamiętaj: ton ma znaczenie. Nie chodzi o groźby, ale o jasny przekaz – monitorujemy należności i nie pozwolimy na ich przedawnienie.

2. Windykacja miękka – sygnał ostrzegawczy
Jeśli rozmowy nie przynoszą efektu, czas na działania bardziej zdecydowane. Windykacja miękka to proces przypominania dłużnikowi o zobowiązaniu z wykorzystaniem zewnętrznego podmiotu (np. kancelarii prawnej lub firmy windykacyjnej). Można też skorzystać z narzędzi takich jak wpis do rejestru dłużników BIG – po spełnieniu wymogów ustawowych. Taki wpis mocno psuje reputację dłużnika i bywa motywacją do zapłaty.

3. Ugoda czy pozew?
Jeśli nadal brak efektów, należy ocenić, czy warto wchodzić w spór sądowy. Czasem lepszym rozwiązaniem jest ugoda – np. częściowa spłata, zabezpieczenie (weksel, poręczenie, cesja), przewłaszczenie czy odroczenie płatności w zamian za uznanie długu.
Ale jeśli mamy twarde dokumenty, a kontrahent unika kontaktu – nie warto zwlekać. Pozew o zapłatę, z wnioskiem o nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym lub e-sądzie (EPU), to szybka i kosztowo efektywna ścieżka w przypadku bezspornych należności. Koszt wpisu sądowego w EPU to zaledwie 1,25% wartości roszczenia.

4. Egzekucja – ostatni krok, nie porażka
Wyrok to dopiero połowa sukcesu. Jeśli dłużnik nie płaci dobrowolnie, w grę wchodzi egzekucja komornicza. Tu warto zadbać o to, by wskazać majątek dłużnika, rachunki bankowe, nieruchomości, a nawet kontrahentów.
W trudniejszych przypadkach (np. przy braku majątku) można analizować przesłanki do złożenia wniosku o upadłość dłużnika, a nawet o pociągnięcie członków zarządu do odpowiedzialności na podstawie art. 299 KSH. Wymaga to jednak oceny prawnej i szczegółowej analizy sprawy.

Nie każda nieopłacona faktura oznacza złą wolę. Ale każda oznacza ryzyko. Dlatego proces odzyskiwania należności powinien być stałym elementem zarządzania firmą – z jasno określonymi procedurami, progami działania i wsparciem prawnym.