Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie istotne zmiany w Kodeksie pracy. Choć dotyczą wszystkich firm, to właśnie mali pracodawcy odczują je najbardziej — poprzez konieczność aktualizacji dokumentacji, systemów kadrowych i kalkulacji kosztów pracy.
1. Rozszerzenie definicji stażu pracy
Do stażu pracy, wpływającego m.in. na urlopy i okresy wypowiedzenia, będą wliczane nie tylko etaty, ale również:
- okresy pracy na umowach zleceniach,
- prowadzenie działalności gospodarczej lub współpraca przy niej,
- okresy zawieszenia działalności z powodu opieki nad dzieckiem.
Dla małych pracodawców oznacza to konieczność uwzględnienia bardziej zróżnicowanych doświadczeń zawodowych pracowników i aktualizacji polityki kadrowej.
2. Nowe obowiązki informacyjne i dokumentacyjne
Nowelizacja nakłada obowiązek dokładniejszego potwierdzania historii zatrudnienia oraz aktualizacji danych pracowników. Od 2026 roku pracodawca nie będzie też mógł pytać kandydatów o wcześniejsze wynagrodzenie. Wymusi to modyfikacje procedur rekrutacyjnych i systemów HR.
3. Konsekwencje dla uprawnień pracowniczych
Szersze rozumienie stażu pracy oznacza, że część pracowników zyska prawo do:
- dłuższego urlopu wypoczynkowego,
- wyższych dodatków stażowych i nagród jubileuszowych.
Małe firmy powinny uwzględnić to w planowaniu kosztów zatrudnienia.
4. Wsteczność przepisów
Nowe regulacje mają działać wstecz – pracownicy będą mogli doliczyć wcześniejsze okresy aktywności zawodowej do stażu pracy. W praktyce firmy powinny przygotować się na konieczność korekty danych kadrowych i ponownego przeliczenia uprawnień.
5. Co warto zrobić już teraz
- Zweryfikuj dokumentację i politykę kadrową.
- Dostosuj systemy HR do nowych zasad.
- Uświadom pracowników o nadchodzących zmianach.
- Usuń z rekrutacji pytania o wcześniejsze zarobki.
- Skonsultuj się z ekspertem prawa pracy – zmiany są obszerne i mogą wpłynąć na budżet oraz organizację pracy.
Nowelizacja Kodeksu pracy 2026 wprowadza rewolucyjne podejście do pojęcia stażu pracy i zwiększa zakres obowiązków informacyjnych po stronie pracodawców. Małe firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz, by uniknąć błędów i dodatkowych kosztów w 2026 roku.