Ochrona danych osobowych pracowników w praktyce działu HR

Dla wielu działów HR RODO wciąż brzmi jak uciążliwy obowiązek. Tymczasem ochrona danych to dziś nie tylko wymóg prawny – to fundament zaufania w relacji pracodawca–pracownik. A w 2025 roku, przy rosnącej cyfryzacji, to także kwestia realnego ryzyka.

Nie chodzi już o zamkniętą szafę i zasłanianie monitora. Dane pracowników krążą przez systemy ERP, chmurę, platformy benefitowe czy zewnętrzne firmy. Jedno niedopatrzenie – i mamy wyciek, za który odpowiada pracodawca.

Dział HR łączy dziś klasyczne kompetencje kadrowe z wiedzą o przetwarzaniu danych. Każdy dokument z PESEL-em, numerem konta, historią zatrudnienia czy informacją o zdrowiu – to dane wrażliwe. Trzeba je chronić od rekrutacji, przez zatrudnienie, aż po odejście pracownika.

Częste błędy? Przechowywanie zbyt wielu danych „na zapas”, brak anonimizacji informacji w analizach czy zbyt szeroki dostęp do danych. Również automatyzacja procesów HR – np. samoobsługa kadrowa – wymaga dobrze ustawionych dostępów, ról i monitorowania.

Równie ważne są zasady przekazywania danych zewnętrznym podmiotom: agencjom pracy, kancelariom, firmom benefitowym. Kluczowe są umowy powierzenia i weryfikacja, czy partnerzy rzeczywiście przestrzegają zasad RODO. Pracodawca nadal za dane odpowiada.

Ryzyko?
Nie tylko finansowe. Pracownicy coraz częściej wiedzą, jakie mają prawa. Chcą przejrzystości i odpowiedzialności. Dobre praktyki w zakresie danych są dziś częścią wizerunku pracodawcy.

Co może zrobić HR?
Audyt procesów, aktualizacja upoważnień i dostępów, szkolenia zespołu, porządek w dokumentacji. I przede wszystkim – podejście, że ochrona danych to nie przeszkoda, a element profesjonalnego zarządzania.
Bo szacunek do pracownika zaczyna się dziś od szacunku do jego danych.